Πολλές φορές προσπαθούμε να ρυθμίσουμε και να οργανώσουμε τα πάντα σε ένα μαγαζί, από το προσωπικό μέχρι την διαφημιστική μας καμπάνια και αρκετά συχνά ξεχνάμε κάποια πολύ βασικά πράγματα που είναι απαραίτητα για την εύρυθμη λειτουργία ενός επαγγελματικού χώρου.
Και αυτό είναι η οργανωμένη καθημερινή δουλειά που κρατάει τα πράγματα στην θέση τους και βοηθάει στο να τρέχει η καθημερινότητα ομαλά χωρίς απρόοπτα και εκπλήξεις. Ας ξεκινήσουμε λοιπόν να δούμε τι περιλαμβάνει αυτή ο καθημερινή οργάνωση
Προμήθειες για προετοιμασία του μενού
Για το μαγαζί σου σίγουρα χρειάζεσαι αρκετές προμήθειες για να λειτουργήσει. Θα πρέπει να έχεις καταγράψει πότε αγοράζεις τι, από πού και με ποιο τρόπο. Αυτό βοηθάει την ρουτίνα των αγορών να μην σου τρώει πολύ χρόνο και να μην σου δυσκολεύει τη ζωή. Και το σημαντικότερο, να μην βρεθείς προ εκπλήξεων να έχεις ξεμείνει από πρώτες ύλες απαραίτητες για τις παρασκευές σου ή το αντίθετο. Δηλαδή να πετάς πρώτες ύλες που είναι ένα πολύ υψηλό κόστος για ένα μαγαζί.
Φυσικά και θα γίνονται λάθη και θα υπάρχουν θέματα που θα προκύψουν είτε προς την μία είτε προς την άλλη κατεύθυνση. Όλα τα μαγαζιά κάνουν λάθη γιατί η κατανάλωση όσο και να την προβλέψεις έχει διακυμάνσεις και σκαμπανεβάσματα. Παρόλα αυτά αν είσαι σωστά οργανωμένος και καταγράφεις τις καθημερινές καταναλώσεις σου μετά από κάποιο χρονικό διάστημα θα μπορείς να κάνεις σωστότερες προβλέψεις γιατί θα έχεις ιστορικότητα που θα σε καθοδηγεί.
Προετοιμασία του χώρου
Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να είσαι ξεκάθαρος ποιος θα κάνει τι και πότε ώστε ο χώρος να είναι ανά πάσα στιγμή έτοιμος να υποδεχτεί τον πελάτη. Τα τραπέζια καθαρά και στρωμένα, ο χώρος καθαρός, η διακόσμηση όπως πρέπει, το περιβάλλον έτοιμο (μουσική κλπ) καθώς και η κουζίνα φυσικά ώστε από τη στιγμή που το μαγαζί ανοίγει να μπορεί να εξυπηρετήσει την επόμενη στιγμή σωστά και γρήγορα τον πελάτη. Όλο αυτό είναι μία ρουτίνα που θα πρέπει να καταγραφεί και να είναι γνωστή σε όσους ασχολούνται με αυτό το κομμάτι (συνήθως αφορά τους πάντες) και ο καθένας να είναι υπεύθυνος για το δικό του κομμάτι (αρμοδιότητες προσωπικού που έχουμε μιλήσει σε άλλο άρθρο μας)
Καθαριότητα
Μεγάλο κομμάτι καθημερινότητας και μείζων θέμα για ένα χώρο εστίασης. Η καθαριότητα χωρίζεται ανάλογα με τον χρόνο. Υπάρχει η καθημερινή καθαριότητα, η εβδομαδιαία, η 15θήμερη, η μηνιαία και κάποιες εργασίες που γίνονται λιγότερο συχνά, όπως απολυμάνσεις κλπ. Σε αυτό το σημείο η καταγραφή αναλυτικά τι περιλαμβάνει κάθε ένα από τα παραπάνω και πότε γίνεται ημερολογιακά είναι τόσο αναγκαία όσο και οι προμήθειες για να λειτουργήσει ένα μαγαζί.
Θα πρέπει να υπάρχει βιβλίο καθαριότητας με το τι πρέπει να γίνεται και πότε και να τηρείται με θρησκευτική ευλάβεια. Η καθαριότητα στη σάλα, στις τουαλέτες, στην κουζίνα, στην αποθήκη, στους βοηθητικούς χώρους είναι μη διαπραγματεύσιμη για να έχεις ένα διαχρονικά επιτυχημένο μαγαζί.
Ταμειακή μηχανή και πληρωμές
Μεγάλη προσοχή, θα πρέπει ξεκινώντας τη μέρα σου να ξέρεις το ταμείο σου. Επίσης θα πρέπει στο τέλος της μέρας σου να αντιπαραβάλεις τι έχεις στο ταμείο με τις εισπράξεις, τις κάρτες που έχεις πάρει και τις αποδείξεις που έχεις κόψει ώστε όλα αυτά μεταξύ τους να μην έχουν καμία απόκλιση. Επίσης μέσα στην ροή της δουλειάς και στον χαμό πολλές φορές θα χρειαστεί να πληρώσεις έναν προμηθευτή σου ή κάτι άλλο και φυσικά να πάρεις λεφτά από το ταμείο γι’ αυτό.
Προτείνω ένα τετράδιο πληρωμών και εξόδων ώστε μόλις γίνει κάτι τέτοιο να καταγράφεται αυτόματα. Πίστεψέ με στο τέλος της μέρας δεν θα θυμάσαι που πήγαν αυτά τα 80€ ρε παιδί μου και δεν θυμάμαι τι έγινε. Έχει συμβεί σε όλους και τελικά χάνεις πολλαπλάσιο χρόνο για να βγάλεις άκρη και δημιουργούνται και παρεξηγήσεις και εκνευρισμοί χωρίς κανένα λόγο. Ένα λεπτό γράφουμε το συμβάν και γλυτώνουμε από πολλά στο τέλος της μέρας που η κούραση έχει βαρέσει κόκκινο!
Αυτά είναι τα βασικά πρακτικά κομμάτια που πρέπει να κάνεις κάθε μέρα στο χώρο σου. Φυσικά πέρα από αυτά υπάρχουν πιο ποιοτικές εργασίες που κι αυτές πρέπει να τσεκάρονται κάθε μέρα (που αφορούν τις πωλήσεις, το προσωπικό, το μενού, την επικοινωνία του χώρου σου, το customer service κλπ), για τα οποία, τουλάχιστον τα περισσότερα, έχουμε μιλήσει σε άλλα άρθρα μας. Γνωρίζεις πολύ καλά ότι η δουλειά ενός επιχειρηματία της εστίασης δεν τελειώνει ποτέ, γι αυτό είναι και μία δουλειά που κάποιος πρέπει να αγαπάει για να την κάνει. Και σίγουρα εσύ την αγαπάς για να διαβάζεις αυτή τη στιγμή το άρθρο! Ελπίζω να βοήθησα με τις πρακτικές μικρές συμβουλές και να κάνουν πιο εύκολη την καθημερινότητά σου!
Καλή επιτυχία!