Το να έχει μία επιχείρηση εστίασης κανόνες λειτουργίας, ακούγεται απλό.

Όσες φορές έχω ρωτήσει νέους πελάτες μου: Έχετε κανόνες λειτουργίας? Η απάντηση είναι: φυσικά έχουμε! Στην επόμενη ερώτηση: Μπορώ να τους δω? Με κοιτάνε σαν εξωγήινη τουλάχιστον! Ε, δεν τους έχουμε πουθενά γραμμένους! Ε τότε ποιος τους ξέρεις, ποιος τους θυμάται και ποιος τους τηρεί?

Ας πάρουμε τα πράγματα από την αρχή. Οι κανόνες λειτουργίας είναι μία σειρά από πράγματα που πρέπει να γίνονται ώστε να λειτουργεί καθημερινά μία επιχείρηση, χωρίς να χρειάζεται κάποιος να λέει σε κάποιον άλλον τι να κάνει. Ιδανικά αυτοί οι κανόνες θα πρέπει να είναι τόσο αναλυτικοί,  που να μην χρειάζεται να μιλήσει κανείς κι όμως να πηγαίνουν όλα ρολόι. Αυτό δεν είναι και τόσο εύκολο όσο ακούγεται, αλλά για να γίνει κάποια μέρα πραγματικότητα για τη δική σου επιχείρηση, ξεκίνα σήμερα!

  1. Γράψε τους διάφορους τομείς/χώρους του μαγαζιού σου ξεχωριστά (κουζίνα, σάλα, μπάνιο, κήπος, βοηθητικοί χώροι, ψυγεία, αποθήκη, ψησταριά και ότι άλλο χώρο έχεις, ανάλογα με το είδος του μαγαζιού).
  2. Γράψε για τον κάθε χώρο τι πρέπει να γίνεται καθημερινά, εβδομαδιαία, 15μερα, μηνιαία κλπ.
  3. Φρόντισε να είναι μία σελίδα για τον κάθε χώρο ή το πολύ ένα φύλλο (μπρος –πίσω) για να είναι εύχρηστο και να μπορεί εύκολα να διαβαστεί.
  4. Όρισε ποιος κάνει τι για κάθε μία από αυτές τις δουλειές. Με αυτό τον τρόπο θα είσαι έτοιμος και για τις αρμοδιότητες του καθενός από το προσωπικό σου, έτσι «μ’ ένα σμπάρο δυο τρυγόνια» που λένε.

Καταλαβαίνω ότι αυτό είναι χρονοβόρο, θα ξεχαστούν πράγματα που θα πρέπει να προσθέσεις στην πορεία, θα πρέπει να διαφοροποιήσεις, να αφαιρέσεις κλπ. Γι΄ αυτό και είναι μία διαδικασία που την βλέπεις τουλάχιστον 2 φορές το χρόνο και κάθε φορά που χρειάζεται ν’ αλλάξεις κάτι. Όχι, δεν σου δυσκολεύω τη ζωή! Την κάνω πολύ εύκολη, πίστεψέ με! Μία φορά το κάνεις κι έχεις τον έλεγχο του μαγαζιού σου καλύτερα, δεν ξεχνιούνται πράγματα και δεν τρέχεις τελευταία στιγμή πανικόβλητος γιατί πχ. ξέχασες να κάνεις απολύμανση στην ώρα της και έχεις κάποιους όχι και τόσο ευπρόσδεκτους επισκέπτες…..

Όλα καλά μέχρι εδώ. Υπάρχουν και κανόνες λειτουργίας όμως για το έμψυχο δυναμικό του μαγαζιού, δηλαδή για τους υπαλλήλους. Και αυτοί είναι εξίσου σημαντικοί, για να μην πω σημαντικότεροι, αφού οι άνθρωποι θα κάνουν τη διαφορά στην επιχείρησή σου.

Οπότε:

  1. Γράφεις κανόνες για ωράριο και χρόνο προσέλευσης
  2. Ντύσιμο, αν δεν υπάρχει στολή ολόκληρη. Μην υποθέτεις τίποτα ως αυτονόητο!! Έχω δει τρελά πράγματα, μέχρι και μπλουζάκια με τρύπες να φοριούνται και στην ερώτηση: Τι είναι αυτό? Να παίρνεις απάντηση, τις πλένω συχνά και χαλάνε!!!!! Ναι κι όμως!! Αν πάλι έχεις casual μαγαζί και απλά έχεις ένα μπλουζάκι με το λογότυπο και τίποτε άλλο, πάλι πρέπει να τους δίνεις οδηγίες τι θα φοράνε από κάτω πχ  jean ή υφασμάτινο παντελόνι ευπρεπώς βαλμένο. Μη γελάς, έχω δει υπάλληλο που φοράει την μπλούζα με το λογότυπο, καθώς και jean, αλλά αρκετά χαμηλά, ώστε από μέσα να φαίνεται το μισό τουλάχιστον μποξεράκι, γιατί αυτή είναι η μόδα, σε μία οικογενειακή ταβέρνα. Δεν το θέλεις, σωστά?
  3. Τρόπος που μιλάνε μεταξύ τους μπροστά στους πελάτες (όχι, η φράση έλα ρε μ@$@κα, δεν επιτρέπεται όταν είναι μπροστά ο πελάτης!). Το ότι είναι κολλητοί ( άλλο μεγάλο κεφάλαιο) δεν αφορά κανένα. Μπορούνε να μιλάνε με τα μικρά τους ονόματα ο ένας στον άλλο, αν χρειαστεί κάτι και πρέπει να απευθύνουν το λόγο στον συνάδελφό τους παρουσία του πελάτη ή στον πληθυντικό, ανάλογα με την επιχείρηση. Αλλά αυτό θα πρέπει να το έχεις ορίσει εσύ, δεν είναι στην διακριτική ευχέρεια και στην παιδεία του καθενός να αποφασίσει.
  4. Το κομμάτι των αρμοδιοτήτων για τον καθένα, ποιος κάνει τι, το έχουμε αναλύσει σε άλλο άρθρο για το προσωπικό και είναι ένα πολύ σημαντικό στοιχείο στους κανόνες.

Δεν χρειάζεται να αναλύσουμε κάτι παραπάνω εδώ, αν έχεις κάνει όλα αυτά, βρίσκεσαι σε πολύ καλό δρόμο και ανήκεις στο περίπου 2% των μαγαζιών που το κάνουν! Ναι, το υπόλοιπο 98% έχει κανόνες, αλλά τους κρατάει κρυφούς…….

Tip

Βάλε το προσωπικό σου αρχικά να γράψει τους κανόνες για τους χώρους, με αυτό τον τρόπο κερδίζεις 2 πράγματα: Χρόνο για σένα, για να μην ξεκινάς από το μηδέν και συναισθηματική εμπλοκή από το προσωπικό, «εγώ το έγραψα, άρα είναι δικό μου δημιούργημα, μου ανήκει και θέλω να το κάνω!»

Καλή επιτυχία!